Con el pasar de los años los trabajadores se han tenido que adaptar y compartir el espacio físico con un elemento del cual se han convertido dependientes, pero que poco a poco se ha transformado en un problema sustancial. Es por eso que nos preguntamos: ¿Dónde guardarlo?
Este elemento no es otro que los papel, llámense facturas, recibos, remitos, informes, historias clínicas, reportes o, simplemente, un artículo que nos parece interesante en internet y decidimos imprimir.
El desarrollo de la informática ha sido un gran colaborador de este problema, como ser los archivos pdf, la creación de Excel o Word, el Powerpoint o los mails.
Ni hablar de los reportes que se pueden generar con programas de gestión (Tango, Bejerman u otros a medida) que abundan en el mercado. Pero el mayor colaborador de todos no ha sido otro que el mismo trabajador.
Hoy existen herramientas importantes para contrarrestar estos problemas, tales como la digitalización de la documentación. Una alternativa puede ser un servicio que permite convertir cualquier papel a un formato de imagen o de PDF mediante scanner de alto procesamiento, pudiendo convertir periódicamente altas cantidades de hojas a estos formatos.
El beneficio obtenido al utilizar herramientas como estas, viene dado por:
- Ahorro en papel y su costo financiero relacionado.
- Fácil acceso a la información desde una pc, notebook, tablet o simplemente desde un Smartphone.
- Liberación de áreas físicas que antes se destinaban archivo.
- Posibilitan la consulta simultánea del archivo por varios operadores.
- Las imágenes pueden imprimirse en caso de ser necesario, inclusive con una calidad mejor que el mismo original.
- Evita el desgaste de los formularios originales por manipulación.
- Ayuda al ecosistema al reducir la cantidad de papel impreso y mejora el medio ambiente.
El beneficio de la información digitalizada en formato PDF es que permite buscar dentro del mismo lo que estamos necesitando, simplemente mediante la colocación de palabras claves.
El programa buscará dentro del archivo y nos mostrará todas las coincidencias que encuentre. Distinto es si se graba en un archivo de imagen donde no podremos buscarlo.
Algunas organizaciones, por las leyes que las rigen, deben tener la documentación física, como ser una institución médica con las historias clínicas o los legajos de personal.
Sin embargo, esta documentación puede ser digitalizada y la física almacenada mediante empresas que tercerizan el servicio o enviadas a depósitos en zonas más económicas que donde las empresas tienen sus oficinas.
De esta manera cuidamos el medio ambiente disminuyendo la utilización de papel, generando así responsabilidad social no solo para la empresa sino para los empleados de la misma y se logra un acceso a la información en forma inmediata.
